人事・総務でエクセルできないとマズイ理由は？簡単に学べる方法も教えます！

1.「データ管理の中心ツールだから」実務での細かい対策

社員マスターは“テーブル（Ctrl+T）”で管理する

• 推奨カラム例：社員ID／氏名／入社日／退職日／部署／雇用形態／役職／メール／勤務地／備考。
• テーブルにすると行追加で範囲が自動拡張、構造参照（[@氏名]）で式が読みやすく、ピボット等と連携しやすい。

一意のキー（社員ID）を必ず持つ

• 氏名は重複するので結合は社員IDで。複数表をつなぐときの基本。

入力の正確さを確保する（Data Validation）

• 部署や雇用形態はドロップダウンにしてバラつきを防ぐ。別シートに基準リストを置くと管理しやすい。

履歴は別テーブルにする（変更ログ）

• 昇給・異動は履歴テーブルで管理すると、いつでも時系列集計できる。

参照・結合はXLOOKUP / VLOOKUP / INDEX+MATCHで

• 例：勤怠表から「当該社員の月間出勤日数」を引くなら（新しいExcelなら） =XLOOKUP([@社員ID], 勤怠表[社員ID], 勤怠表[出勤日数], "0")
• VLOOKUPは列挿入でズレる欠点があるので、可能ならXLOOKUPかINDEX+MATCHを使う。

データ品質シート（データ辞書）を作る

各カラムの定義、許容値、更新ルールを明文化しておくと引き継ぎ時に助かる。

2.「効率化しないと業務が回らない」具体的な自動化手法

SUMIFS / COUNTIFS が仕事の中心

• 例：部署ごとの残業時間合計 =SUMIFS(勤怠表[残業時間], 勤怠表[部署], "営業", 勤怠表[年月], "2025-09")

ピボットテーブルで瞬時に集計

• 月別・部署別の残業や退職数はピボットで出して、スライサーで絞ると報告が早い。

Power Query（データ＞取得と変換）でデータ取り込み・前処理を自動化

• CSV、勤怠システムの出力、会計データなどを毎月「読み込んで結合・整形」→刷新ボタンで最新化。手作業のコピペ激減。

よく使う“実務テク”

• 勤務時間（深夜跨ぎ対応）： =MOD(終業時刻 - 始業時刻, 1) - 休憩時間 → MODで日付の跨ぎを吸収する。
• 条件付き集計（例：休職中の人数）： =COUNTIFS(休職表[開始日], "<=" & TODAY(), 休職表[終了日], ">=" & TODAY())

マクロ／VBAは“繰り返し作業”にだけ

共有先が多ければPower Query＋ピボット＋テンプレート化でまず頑張る。VBAはメンテが必要なのでチームで管理できる場合のみ。

3.「分析・報告が必要だから」よく使うKPIとExcelでの作り方

よく出るHR指標（定義＋Excelでの作り方）

• ヘッドカウント（期末在籍数）：ピボットまたはCOUNTIFS（退職日が空白もしくは>期末）。
• 採用数／離職数：該当期間のCOUNTIFSでカウント。
• 離職率（Turnover rate）：一般的には 離職率 (%) = (期間中の離職者数 / 平均在籍数) * 100 例を手順で計算してみます（数値例：離職者 6人、平均在籍数 120人）：
  1. 6 ÷ 120 = 0.05
  2. 0.05 × 100 = 5 (%)
     Excel式例：=(B2/AVERAGE(C2,D2))*100 （B2=離職者数、C2=期首人数、D2=期末人数）
• 平均勤続年数：=AVERAGE(退職表[勤続年数])（在籍者を含めたい場合は計算式調整）
• 採用コスト：採用費合計 ÷ 採用人数（SUM / COUNT）

見せ方のコツ（プレゼン資料向け）

異常値は条件付き書式で赤表示に。

KPIはトップに並べ、下に詳細グラフ。月次推移は折れ線、比率は積上げ棒や100%積上げで比率把握。

スライサー（期間/部署）を付けて上司が自由に絞れるようにする。

4.「他部署・上司との共通言語」ファイル設計と渡し方のルール

社内共通テンプレートを作る

• ヘッダに「作成日／担当者／データの根拠（出元）」を明示。出元のファイル名・クエリ名を記載する。

互換性配慮

• マクロを使ったファイルは配布先に使えないことがあるので、共有先が多い資料はxlsx（マクロ無）＋PDFで配布が無難。

ドキュメント化

• 「データ辞書」「更新手順」「注意点」を1シートにまとめる。引き継ぎで重宝する。

5.まとめ：簡単にExcelを学ぶ方法

YouTubeや無料講座で基礎習得

• 「SUM関数」「AVERAGE」「IF」「VLOOKUP」など基本関数を動画でサクッと学べます。

実務データを使って練習

• 架空の社員名簿や勤怠表を作って、並べ替え・フィルター・ピボットテーブルを試すのが実践的。

ショートカットを覚える

• 例：Ctrl+Shift+L（フィルター）、Ctrl+矢印（端まで移動）など。作業スピードが一気に上がります。

おすすめの学習リソース

サイト：Udemy講座（安いときは数千円で一生使える）

書籍：「できるExcel」シリーズ（初心者向け）

人事・総務職のスキルについての詳細は、未経験者向け転職ガイドをチェックしましょう。

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みさき

人事・総務専門のキャリアアドバイザー・ブロガー

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